آنچه در این مقاله می خوانید:

• اولویت‌هایتان را مشخص نکرده‌اید
• همه کارها را می‌خواهید خودتان انجام دهید
• مهارت نه گفتن را بلد نیستید
• توجهی به تفاوت اهداف کوتاه مدت و بلند مدت ندارید

موانع مدیریت زمان چیست؟

در این مقاله قصد داریم به موضوع موانع مدیریت زمان بپردازیم. یکی از بهانه‌های متداولی که افراد برای انجام ندادن کارها می‌آورند، نداشتن وقت کافی است. اما آیا این توجیه واقعاً قابل قبول است؟ همه ما انسان‌ها در طول شبانه روز، بیش از 24 ساعت وقت در اختیار نداریم.

بنابراین باید مهارت مدیریت زمان را در خود تقویت کنیم. یعنی به گونه‌ای برنامه ریزی کنیم که بتوانیم در همین حداقل زمان، بیشترین استفاده را ببریم. نداشتن همین مهارت است که باعث می‌شود افراد همیشه با کمبود زمان مواجه شوند. در این مقاله قصد داریم به بررسی 12 مانع مدیریت زمان بپردازیم.

1. اولویت‌هایتان را مشخص نکرده‌اید

یکی از عواملی که باعث می‌شود نتوانید زمان خود را به درستی مدیریت کنید این است که اولویت‌های خودتان را تعیین نمی‌کنید. یعنی مشخص نمی‌کنید که قرار است کدام کار را اول یا کدام یک را آخر انجام دهید.

به همین خاطر با دیدن لیست بلندی از کارهایی که باید در طول روز انجام دهید، دستپاچه می‌شوید و ممکن است مواردی را انجام دهید که اهمیت کمتری دارند و به این ترتیب برای انجام کارهای مهمتر با کمبود زمان مواجه شوید.

بهترین راه برای اولویت بندی کارها این است که آنها را روی کاغذ بنویسید. چون هم تمرکز بیشتری برای فکر کردن دارید و هم می‌توانید اولویت زمانی آنها را به راحتی تغییر دهید.

2. برخی عوامل باعث پرت شدن حواستان می‌شوند

امروزه، عوامل زیادی پیرامون شما وجود دارند که باعث پرت شدن حواستان می‌شوند. یکی از مهم‌ترین آن‌ها تلفن‌های همراه و شبکه‌های اجتماعی هستند. امروزه، بیشتر مردم به خاطر دسترسی گسترده به این شبکه‌ها، تمرکز خود را برای انجام کارها از دست می‌دهند.

همین موضوع باعث می‌شود که مثلاً وقتی در حال انجام کاری هستند، مرتب آن را متوقف کرده و گوشی خود را چک ‌کنند. در این صورت، لحظه‌ای به خود می‌آیند و متوجه می‌شوند که یک یا دو ساعت از وقت خود را هدر داده‌اند و کارشان را ناتمام گذاشته‌اند.

بنابراین اگر می‌خواهید از زمان خود به بهترین نحو استفاده کنید، لازم است گوشی تلفنتان را یا خاموش کنید یا آن را در دورترین نقطه به خودتان قرار دهید. همچنین می‌توانید با خودتان قرار بگذارید که تا نیم ساعت بعد، اصلاً از جایتان بلند نشوید و صرفاً کار مورد نظرتان را انجام دهید.

3. سطح انرژی‌تان پایین است

یکی دیگر از عواملی که بر مدیریت زمان تأثیر بدی دارد، نداشتن انرژی لازم است. زیرا در این صورت تمرکز کافی برای به پایان بردن کارهایتان را ندارید و پروژه‌هایتان نیمه تمام باقی می‌مانند. بنابراین با خوردن خوراکی‌های مقوی، سطح انرژی خود را افزایش دهید.

4. همه کارها را می‌خواهید خودتان انجام دهید

برنامه‌ریزی کردن و مدیریت زمان، به معنی این نیست که خودتان همه کارها را انجام دهید. یکی از روش‌هایی که به شما کمک می‌کند از وقت خود بیشترین استفاده را ببرید، روش برون سپاری یا outsourcing است.

در این روش، شما انجام برخی از کارها را به افراد دیگری می‌سپارید و در قبال این کار، به آنها دستمزد پرداخت می‌کنید. مثلاً اگر وقت کافی برای نگه‌داری از فرزندتان را ندارید، می‌توانید با استخدام پرستار مورد اعتماد و پرداخت حقوق، این وظیفه را به او محول کنید.

5. از روش‌های قدیمی دست بر نمی‌دارید

یکی دیگر از عواملی که باعث می‌شود نتوانید از زمانتان به خوبی استفاده کنید، این است که همچنان اصرار به استفاده از روش‌های قدیمی دارید. مثلاً در حال حاضر، روز به روز آموزش‌ها بیشتر به سمت اینترنتی شدن می‌روند. در این صورت اگر بخواهید از زمان خود بیشترین استفاده کنید، لازم است به جای حضور فیزیکی درکلاس، به صورت اینترنتی در دوره‌ها شرکت کنید.

6. نمی‌دانید از کجا شروع کنید

گاهی اوقات یکی از دلایلی که باعث می‌شود نتوانید از زمانتان به خوبی استفاده کنید، این است که نمی‌دانید باید از کجا شروع کنید. مثلاً ممکن است قصد نوشتن یک کتاب را داشته باشید اما از آنجا که نمی‌دانید  از کجا باید شروع کنید، مرتب امروز و فردا می‌کنید.

در این صورت، بعد از مدتی متوجه می‌شوید که وقت زیادی را به هدر داده‌اید و عملاً کاری به پیش نبرده‌اید. به خاطر داشته باشید که شروع کردن و انجام دادن کاری هر چند کوچک، بهتر از این است که اصلاً دست به انجام آن نزنید.

در مورد کتاب، مثلاً می‌توانید با خودتان قرار بگذارید که روزی 2 صفحه بنویسید و بعد به مرور زمان، تعداد صفحات را افزایش دهید.

7. زمانی را برای استراحت کردن در نظر نمی‌گیرید

استراحت کردن، منافاتی با مدیریت زمان ندارد. وقتی به طور پی‌در‌پی در حال انجام دادن کار باشید، از نظر روحی و جسمی دچار فرسودگی می‌شوید. در این صورت تمرکز کافی برای انجام دادن کارهایتان را ندارید و انجام آنها بیش از زمان مورد نظرتان طول خواهد کشید. در عوض با استراحت کردن، به مغز خود امکان تجدید نیرو می‌دهید، بهتر می‌توانید به کارتان فکر کنید  و قدرت خلاقیت‌تان هم افزایش خواهد یافت.

8. مهارت نه گفتن را بلد نیستید

یکی از مهارت‌هایی که دست‌یابی به توانایی مدیریت زمان را آسان می‌کند، نه گفتن است. گاهی اوقات، با افرادی روبرو می‌شوید که از شما می‌خواهند کارهایی را برایشان انجام دهید اما همزمان خودتان هم کارهای مهمی دارید که باید انجام دهید.

در این صورت اگر جواب رد ندهید، مجبورید زمانی که باید صرف امور خودتان می‌کردید را به آن فرد ببخشید.

مقاله پیشنهادی: 8 گام برای افزایش مهارت های تصمیم گیری

9. برنامه‌تان را مرتب تغییر می‌دهید

برای کنترل هرچه بهتر زمان، لازم است در انجام برنامه‌هایتان واقعاً قاطع باشید. زیرا در غیر این صورت، باید وقت زیادی را صرف جا‌به‌جا کردن زمان کارها با هم کنید. در نتیجه ممکن است کارهایی که قبلاً برایتان اولویت بوده‌اند با کارهای کم اهمیت جا‌به‌جا شوند و انجام آنها به تأخیر بیفتد. 

10. برای انجام هر کاری، محدوده زمانی تعیین نمی‌کنید

همانطور که می‌دانید، یکی از مصداق‌های مدیریت زمان، برنامه‌ریزی کردن است. با این حال، زمانی یک برنامه‌ریزی کامل خواهد بود که برای هر کاری، زمان مشخصی را در نظر بگیرید.

مثلاً اگر می‌خواهید مطلبی برای وب سایت خود قرار دهید، با خودتان قرار بگذارید که آن را رأس دو ساعت تمام کنید. مثلاً اگر ساعت 8 شروع کردید، تا ساعت 10 آن را به پایان برسانید.

11. کارهایتان را نیمه تمام باقی می‌گذارید

عامل دیگری که بر عدم مدیریت درست زمان تأثیر دارد این است که یک کار را در میانه راه رها می‌کنید و آن را به پایان نمی‌برید. همین عامل باعث می‌شود که وقتی فعالیت جدیدی را شروع می‌کنید، حواستان به کار تمام نشده‌تان باشد و بنابراین برای انجام کار جدید تمرکز کافی نداشته باشید.

12. توجهی به تفاوت اهداف کوتاه مدت و بلند مدت ندارید

برخی از اهداف کوتاه مدت هستند و دست‌یابی به آنها به راحتی امکان پذیر است. مثلاً وقتی می‌خواهید زبان جدیدی بیاموزید، می‌توانید یک بازه زمانی مثلاً 6 تا 9 ماهه را برای آن در نظر بگیرید. اما انجام برخی دیگر از اهداف به زمان بیشتری نیاز دارد.

در این صورت باید هدف بلند مدت خود را به چندین هدف کوتاه مدت تقسیم کنید و زمان به پایان بردن آنها را هم مشخص کنید. در این صورت از روند پیشرفت کار خود اطلاع پیدا خواهید کرد و می‌توانید در هر مرحله عیوب کاری خود را برطرف کنید.

مثلاً فرض کنیم قصد دارید کتاب بزرگی را ترجمه کنید و برای شما یک مهلت چند ماهه در نظر گرفته شده است. در این صورت لازم است زمان خود را با توجه به تعداد صفحاتی که باید ترجمه کنید، تقسیم بندی نمایید و در پایان هر کدام از مهلت‌ها، به بررسی روند کاری خود بپردازید.

در این صورت، رسیدگی به مشکلات احتمالی کار شما به روز آخر موکول نشده و جلوی اشتباهات از همان ابتدا گرفته می‌شود.

در این مقاله با 12 موردی که مانع از مدیریت درست زمان می‌شوند آشنا شدید. به طور خلاصه، لازمه مدیریت زمان، شناخت اولویت‌ها، تقسیم بندی کارهای بزرگ به کارهای کوچکتر، توجه به روند اجرای آنها و نیز یافتن روش‌های جدیدی است که بتواند شما را در کمترین زمان ممکن به خواسته‌تان برساند.