آنچه در این مقاله می خوانید:

• مدیریت زمان و اشتباهات آن
• اشتباهات رایج در مدیریت زمان کدامند؟

مدیریت زمان و اشتباهات آن

همانطور که می‌دانید برای انجام هر کاری، چه نوشتن کتاب باشد یا راه اندازی یک کسب و کار بزرگ، باید از مهارت مدیریت زمان برخوردار باشید. یعنی باید بدانید چه کاری را چه زمانی انجام دهید و چه میزان وقت به آن اختصاص دهید. در واقع می‌توان مدیریت زمان را از جهاتی به برنامه ریزی تشبیه کرد.

زیرا طی آن فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه نموده و اولویت زمانی آن‌ها را مشخص می‌کنید. برای این که میزان هدر رفت زمان خود را به حداقل برسانید، ابتدا باید اشتباهات رایج در مدیریت زمان را بشناسید. در این مقاله قصد داریم به 9 مورد از این اشتباهات بپردازیم.

اشتباهات رایج در مدیریت زمان کدامند؟

1. ننوشتن کارهایی که باید انجام دهید

وقتی حجم و تنوع کارهایی که باید در طول یک روز انجام دهید کمی زیاد باشد، ناخودآگاه ممکن است انجام برخی از آنها را فراموش کنید یا زمانی به فکر انجام دادن آنها بیفتید که دیگر وقت کافی نداشته باشید.

حتی یکی از دلایلی که باعث می‌شود برخی از ایده‌ها، هیچ وقت عملی نشوند این است که شخص صاحب ایده آن را ننوشته است و بعد از مدت کوتاهی، به کلی آن را فراموش کرده است. وقتی کارهایی که باید در طول روز انجام دهید را می‌نویسید، خود به خود متوجه می‌شوید که شاید انجام دادن برخی از آن‌ها اصلاً ضرورتی نداشته باشد.

2. مشخص نکردن اولویت زمانی کارها

تهیه فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید، به تنهایی کافی نیست بلکه باید آنها را از لحاظ زمانی هم اولویت بندی کنید. انجام برخی از کارها باید در ساعات مشخصی از روز انجام شود، زیرا در آن زمان انرژی و تمرکز لازم برای آن کار به خصوص را دارید. مثلاً برای یادگیری یک موضوع خاص، بهتر است ساعات ابتدایی صبح را انتخاب کنید. زیرا نتیجه پژوهش‌ها نشان می‌دهد که چند ساعت اول بعد از بیدار شدن، بهترین زمان برای یادگیری مطالب جدید است.

3. تقسیم بندی نکردن اهداف بلند مدت

اگر هدف بلندمدتی در سر دارید، حتماً می‌دانید که رسیدن به این هدف، یک شبه و بدون طی کردن مراحل لازم انجام پذیر نیست. مثلاً اگر هدف شما نوشتن کتاب باشد، باید چندین ماه زمان صرف کنید. حال اگر برای شما ضرب الاجلی تعیین شده باشد، دیگر باید زمان خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که در زمان مقرر بتوانید کتاب را تحویل دهید.

شما با توجه به مقدار زمانی که در اختیار دارید و تعداد صفحه‌ای که برای کتاب در نظر گرفته شده است، می‌توانید وقت خود را تقسیم بندی کنید. در این صورت، یک هدف بزرگ را به چندین هدف کوچک و قابل مدیریت تبدیل کرده‌اید که می‌توانید پس از پایان هر بخش زمانی و تمام کردن وظیفه‌ای که باید انجام می‌دادید، میزان پیشرفت خود را ارزیابی کنید.

4. حذف نکردن عوامل پرت کننده حواس

گاهی اوقات، برخی از محرک‌ها، باعث مشغولیت ذهنی شما و در نتیجه هدر رفتن زمان و از بین رفتن تمرکزتان می‌شوند. یکی از این عوامل، گوشی‌های تلفن همراه است. امروزه، با گسترش شبکه‌های اجتماعی، افراد وقت زیادی را صرف رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی می‌کنند. به این ترتیب، بدون این که خودشان متوجه شوند ممکن است ساعت‌ها از وقت خود را صرف بالا و پائین بردن صفحه گوشی و مشاهده مطالب درج شده در این شبکه‌ها کنند.

حضور بیش از اندازه در این شبکه‌ها، غیر از تلف کردن وقت، باعث می‌شود ذهن شما تا ساعت‌ها، درگیر موضوعی شود که در پست‌ها مشاهده کرده‌اید. به این ترتیب، تمرکزتان  برای کاری که قرار است انجام دهید، کاهش می‌یابد.

5. پذیرفتن بیش از اندازه مسئولیت‌ها

یکی دیگر از اشتباهات رایج در مدیریت زمان این است که بیش از توان و ظرفیت خود، مسئولیت به عهده می‌گیرید. توجه داشته باشید که انجام کار بیشتر، الزاماً به معنی استفاده درست از زمان نیست. زیرا چه بسا بیشتر کارهایی که در طول یک روز انجام داده‌اید، غیر ضروری بوده‌اند و تأثیری در نزدیک‌تر شدن شما به هدفتان نداشته‌اند.

پس باید به جای سخت کار کردن، به فکر هوشمندانه کار کردن باشید. در این میان، مهارت «نه گفتن»، می‌تواند شما را از زیر بار مسئولیت‌های زیادی رها کند. یکی دیگر از اشتباهات رایج این است که خودتان می‌خواهید کنترل همه امور را به دست بگیرید. مثلاً اگر مدیر یک شرکت هستید و بخواهید خودتان همه مسائل را زیر ذره بین بگیرید، از انجام کارهای مهم باز می‌مانید. بنابراین باید تیمی در اختیار داشته باشید که بخشی از مسئولیت‌ها را به آنها واگذار کنید.

6. در نظر نگرفتن زمانی برای استراحت

اگر زمانی را برای استراحت خود در نظر نگیرید، تمرکز خود را برای انجام کار مورد نظر از دست می‌دهید. همین مسأله باعث می‌شود کاری که در مدت کوتاهی می‌توانستید انجام دهید بیش از اندازه طول بکشد. به علاوه، نمی‌توانید خلاقانه‌تر فکر کنید. البته استراحت کردن فقط به معنی خوابیدن نیست بلکه انجام یک پیاده روی 15 دقیقه‌ای یا مدیتیشن می‌تواند انرژی روحی و جسمی شما را تأمین کند.

مقاله پیشنهادی: اشتباهات رایج در تصمیم‌گیری

7. به تعویق انداختن کارها

وقتی کارهای مهمی که باید انجام دهید را به تعویق می‌اندازید، دچار احساس اضطراب و ترس می‌شوید. چون مرحله به مرحله از هدفی که دنبال می‌کردید، دور می‌شوید. البته بعد از مدتی، دیگر این کار برای شما به عادت تبدیل می‌شود و در دراز مدت، کوهی از کارهای انجام نشده در مقابلتان قرار می‌گیرد. یکی از راهکارهایی که می‌تواند این عادت را در شما از بین ببرد این است که مدت زمانی مثلاً 10 دقیقه در نظر بگیرید و با خودتان قرار بگذارید در این مدت، فقط کاری که ممکن است به تأخیر بیندازید را انجام دهید.

مثلاً شاید تصمیم داشته‌اید که کتابی را در طول دو هفته بخوانید، اما دائماً امروز و فردا می‌کرده‌اید. از امروز با خودتان قرار بگذارید که روزی فقط 10 دقیقه از وقت خود را به خواندن کتاب اختصاص دهید. بعد از آن، به تدریج در طول روزهای دیگر هفته، مدت زمان مطالعه خود را افزایش دهید.

8. در نظر نگرفتن زمانی برای اتفاقات پیش بینی نشده

یکی دیگر از اشتباهات متداول در مدیریت زمان، در نظر نگرفتن اتفاقات پیش بینی نشده است. فرض کنید یکی از روزهای شلوغ هفته، قرار ملاقات مهمی دارید. اگر بخواهید طبق معمول روزهای دیگر از خانه خارج شوید، احتمالاً با ترافیک سنگینی مواجه می‌شوید و دیر به سر قرارتان می‌رسید. بنابراین لازم است زمانی را برای این احتمالات در نظر بگیرید.

9. انجام دادن همزمان چند کار

یکی دیگر از اشتباهات رایج در مدیریت زمان، این است که بخواهید چند مسئولیت را همزمان با هم انجام دهید. مثلاً ممکن است مدیر یک شرکت باشید و حین مکالمه تلفنی، شروع به نوشتن ایمیل کنید. این کار مطمئناً در افزایش بهره وری شما از زمان تأثیری ندارد. چون ممکن است هم متن ایمیل پر از خطاهای تایپی باشد و هم به درستی متوجه صحبت‌های طرف مقابلتان نشوید و پاسخی به او بدهید که بعداً برایتان دردسر ایجاد کند.

در این رابطه، باید کاری را که نیاز به نظارت دقیق از سمت شما دارد، خودتان انجام دهید و کارهای بی اهمیت‌تر مثل پاسخ دادن به ایمیل‌ها را به شخص دیگری واگذار کنید.

در این مقاله با 9 اشتباه متداول در زمینه مدیریت زمان آشنا شدید. یکی از رمزهای موفقیت در هر کاری این است که زمان خود را به درستی تقسیم بندی کنید. اولویت‌هایتان را به خوبی مشخص کرده و سعی نکنید مسئولیت همه کارها را خودتان به عهده بگیرید. در غیر این صورت دچار اضطراب و ترس می‌شوید و احتمالاً برای از بین بردن این حالت و انجام همه کارهایی که باید انجام می‌دادید، کیفیت را فدای کمیت کنید.