آنچه در این مقاله می خوانید:

• اصل پارتو چگونه شکل گرفت؟
• چگونه قانون هشتاد بیست را اجرا کنیم؟
• در چه مواردی می‌توان از قانون هشتاد بیست استفاده کرد؟

راه‌های مدیریت زمان و افزایش بهره وری

در جامعه امروزی، افراد موفق بسیاری را می‌توان یافت. همه آنها اصول و قوانینی را رعایت می‌کنند که اگرچه با یکدیگر متفاوت هستند، اما در باطن شباهت‌هایی به یکدیگر دارند. یکی از این قوانین مدیریت زمان است. زمان به طور عادلانه تقسیم شده است و تمام افراد در طول روز، بیست و چهار ساعت فرصت دارند.

آنچه اهمیت دارد نحوه استفاده از زمانی است که در اختیار ما قرار دارد. افراد موفق، زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت می‌کنند و تمام تلاششان بر آن است تا به شکلی مطلوب از فرصت بیست و چهار ساعته خود استفاده کنند،

زیرا همین ساعات روزانه‌ای که در اختیار داریم، طول عمر ما را شکل می‌دهند. هر ثانیه‌ای که می‌گذرد با ارزش است و باید قدرش را بدانیم.

آیا می‌دانید چه نکاتی موجب خواهد شد که افراد مختلف به شکل‌های گوناگون از این گنجی که در اختیار دارند، استفاده کنند. عقاید و نگرش‌های مختلفی در مورد مدیریت زمان وجود دارد. برخی از این نگرش‌ها کاربردی‌تر به نظر می‌رسند و افراد بیشتری را به سمت خود متمایل کرده‌اند.

زمان، ارزشمندترین دارایی ما انسان‌ها است که اگر آن را از دست بدهیم حتی قادر نخواهیم بود یک لحظه از آن را برگردانیم. یکی از قوانینی که برای مدیریت زمان توسط افراد زیادی به کار برده می‌شود، قانون هشتاد بیست یا پارتو نام دارد.

در ادامه به مفهوم و شکل گیری این قانون اشاره خواهد شد و سپس راه‌هایی پیشنهاد می‌گردد تا با استفاده از آنها بهره وری خود در کلیه امور را افزایش دهید.

اصل پارتو چگونه شکل گرفت؟

برای اولین بار فردی به نام ویلفردو فدریکو داماسو پارتو زمانی که در حیاط خانه خود قدم می‌زد متوجه شد تنها بیست درصد از بذرهای کاشته شده به ثمر نشسته‌اند و هشتاد درصد محصولش متعلق به همین بیست درصد است و به این صورت ایده قانون هشتاد بیست در ذهن او شکل گرفت.

او در برخی موارد دیگر نیز تحقیقات خود را ادامه داد و همین نتایج را مشاهده کرد. در نتیجه قانون هشتاد بیست شکل گرفت و از این جهت قانون پارتو نیز نامیده می‌شود.

به چند مورد در این زمینه توجه کنید تا آشنایی بیشتری با این قانون پیدا کنید:

• 80 درصد ثروت جامعه متعلق به 20 درصد افراد می‌شود.
• 80 درصد محصولات تولید شده متعلق به 20 درصد شرکت‌ها می‌باشد.
• 80 درصد از مشکلات جامعه به 20 درصد افراد مربوط می‌شود.
• 80 درصد حوادث مربوط به 20 درصد جرائم است.
• 80 درصد از موفقیت شما با 20 درصد از فعالیت‌های شما به دست می‌آید.

چگونه قانون هشتاد بیست را اجرا کنیم؟

اگر کمی به این مثال‌ها توجه کنید، متوجه خواهید شد که لازم نیست تمام مدت و زمان خود را به انجام کار اختصاص دهید تا موفق شوید. تنها 20 درصد از کارهای شما نتایج مثبتی خواهند داشت و لازم است هشتاد درصد از زمان و انرژی خود را بر 20 درصد از کارهایی که اهمیت بالایی دارند، متمرکز کنید.

بنابراین لازم است برای عملی شدن این قانون به مراحل زیر نیز در برنامه ریزی‌های خود مورد توجه کنید.

1. در ابتدا کارهایی را انجام دهید که زمان و انرژی کمتری از شما خواهد گرفت. اموری که موجب تحلیل رفتن انرژی شما خواهد شد را به ساعات پایانی کار خود اختصاص دهید. به عنوان مثال، اگر قرار است تمرین سخت ورزشی داشته باشید در ابتدای صبح این کار را نکنید. تمرین خود را به ساعات عصر یا پس از پایان کار خود موکول کنید. در این صورت در طول روز انرژی خواهید داشت به کارهای مهم خود بپردازید.
2. همیشه لیست کارهایی را که قرار است انجام دهید از شب قبل آماده کنید. در این صورت در ابتدای روز ذهن خود را مشغول این موضوع نخواهید کرد که قرار است چه کارهایی انجام دهید. مثلاً، اگر قرار است در طول یک روز هم سر قرار کاری حاضر باشید و هم به یک مهمانی بروید، از شب قبل برای هر دو برنامه ریزی داشته باشید. صحبت‌هایی که قرار است در هر مکان داشته باشید و نوع لباس مخصوص آنها را مشخص کنید. اگر ذهن آشفته‌ای داشته باشید در مهمانی به فکر جلسه کاری هستید و بالعکس در محل کار به فکر مهمانی.
3. همیشه طبق اولویت‌های خود اقدام کنید. اگر هر کدام از اولویت‌هایی که تعیین کرده‌اید به تعویق بیفتد، ضمیر ناخودآگاهتان مراحل عقب افتاده را به عنوان یک شکست تلقی خواهد کرد و در این صورت تعهد شما برای ادامه مسیر کمتر خواهد شد.
4. همواره از خودتان سوال کنید چه کارهایی مهم‌تر هستند و ارزش بالاتری برای شما دارند. چه کارهایی را حتماً خودتان باید انجام دهید و چه کارهایی را می‌توانید به دیگران محول کنید.

در چه مواردی می‌توان از قانون هشتاد بیست استفاده کرد؟

- امور روزانه: وظایفی را که در طول روز باید انجام دهید، بررسی کنید. کدام یک از آنها را می‌توانید حذف کنید؟ گاهی لازم می‌شود چند کار را به صورت یک جا انجام دهید. مثلاً اگر قرار است برای خرید اقلام روزانه از منزل خارج شوید، همه آنها را جایی یادداشت کنید تا مجبور نباشید برای هر یک به صورت جدا جدا اقدام کنید.

همه مواردی را که در طول روز باید انجام دهید جایی یادداشت کنید و از صفر تا صد به آنها امتیاز دهید. سعی کنید به انجام اموری بپردازید که در جدول شما درصدهای بیشتری دارند.

- برقراری ارتباط با دیگران: لیست افرادی را که باید با آنها ارتباط داشته باشید تهیه کنید. هر کدام از آنها را بر اساس اولویت در لیست خود بنویسید. بر اساس رتبه‌های به دست آمده می‌توانید افرادی که در انتهای جدول قرار گرفتند از دایره ارتباطات خود خارج کنید.

به احتمال زیاد این افراد تأثیری در موفقیت‌های شما ندارند و تنها موجب خواهند شد بخشی از زمان خود را صرف آنها کنید.

مقاله پیشنهادی: روش های موثر استفاده از قانون هشتاد بیست در زندگی

- چک کردن رسانه‌های اجتماعی: امروزه رسانه‌های اجتماعی، زمان زیادی از افراد را هدر می‌دهند. در هر رسانه‌ای که فعالیت دارید، نگاهی به افراد یا گروهی که با آنها ارتباط دارید، بیندازید.

کدام یک از آنها برای شما اهمیت بالایی دارند و در زندگی یا کسب و کار شما بیشترین نقش را دارند؟ 80 درصد از افراد یا گروه‌هایی که با آنها در تعامل هستید هیچ نوع کارآیی برای شما نخواهند داشت و تنها موجب هدر رفتن زمان شما خواهند شد.

- مشتری یا محصولات شما: اصل پارتو در کسب و کار نیز کاربرد دارد. اگر فروشنده هستید، مشتری‌های خود را آنالیز کنید. تنها بیست درصد از مشتری‌ها برای شما سودآور خواهند بود. سعی کنید نیازهای این بیست درصد را تأمین کنید تا مشتری ثابت شما شوند.

در خصوص محصولاتی نیز که به فروش می‌رسانید همین مسئله صادق است. از کلیه محصولاتی که می‌فروشید، بیست درصد فروش بالاتری دارند. به همین خاطر بر این بیست درصد کالا تمرکز داشته باشید تا بتوانید فروش بهتری را تجربه کنید.

به منظور مدیریت بهتر می‌توان در تمام زمینه‌ها قانون هشتاد بیست را اجرا کرد. حتی در مورد عادات رفتاری، عادات غذایی، خرید و هزینه‌های زندگی. اگر در همین مواردی که به ظاهر جزئی و پیش پا افتاده هستند این قانون را اجرایی کنید می‌توانید مدیریت بهتری داشته باشید و بر اساس آن لایف استایل خود را به شکل بهینه پیش ببرید.

افراد موفق و کارآفرینان بزرگ به این اصل پایبند و معتقد هستند که هشتاد درصد موفقیت مربوط به بیست درصد فعالیت می‌باشد. بنابراین شما نیز برای رسیدن به اهداف خود بیست درصد مهم را پیدا کنید و در اولویت قرار دهید.