آنچه در این مقاله می خوانید:

• چک کردن مرتب ایمیل باعث بر هم زدن تمرکز شما می‌شود
• اولویت ندادن به کارها تمرکز شما را بر هم می زند
• رعایت نکردن اصول اولویت بندی باعث حواس پرتی شما می‌شود
• استفاده از رسانه‌های اجتماعی باعث اختلال تمرکز می‌شود

اهمیت تمرکز در محیط کار

عواملی که تمرکز شما را در محیط کار بر هم می‌زنند می‌توانند باعث شوند که احساس استرس و خستگی کرده و همواره کارهای نیمه تمام زیادی داشته باشید. ممکن است شما به دنبال گرفتن ترفیع رتبه باشید اما این نکته را نیز می‌دانید که رئیس شما به عملکرد و رفتارتان در محیط کار توجه دارد.

در عین حال، به دلیل وجود همین عوامل برهم زننده تمرکز نتوانسته‌اید استانداردهای مورد نظر او را عملی کنید. مسأله مهم در این میان، این است که شما باید تمرکز بیشتری را روی کار خود پیدا کنید اما یکسری از عوامل این اجازه را به شما نمی‌دهند.

شناخت همین عوامل اهمیت بسیار زیادی دارند. اگر بتوانید این فاکتورها را شناسایی کنید، می‌توانید آنها را از بین برده، کیفیت و بهره‌وری خود را افزایش دهید. اما عوامل برهم زننده تمرکز چه مواردی می‌باشند؟

با ما همراه شوید تا مواردی که تمرکز شما را در محیط کار بر هم می‌زنند، معرفی نموده و راهکار مناسب آن را نیز به شما ارائه دهیم.

1. چک کردن مرتب ایمیل باعث بر هم زدن تمرکز شما می‌شود

عامل: امروزه از ایمیل‌ها استفاده بسیاری می‌شود و بهترین راه برای برقراری ارتباط در محیط کار است. ارسال ایمیل در طول روز به صورت تصادفی و در ساعات مختلف صورت می‌گیرد.

به همین دلیل است که هر بار ایمیلی را دریافت می‌کنید، دست از کار می‌کشید و به خواندن آن مشغول می‌شوید. بهترین راه برای از بین بردن این عامل، این است که زمان مشخصی را در روز به بررسی ایمیل‌های دریافت شده اختصاص دهید و در سایر ساعات کار از انجام این کار اجتناب کنید.

البته ایمیل‌هایی که احساس می‌کنید پاسخ دادن به آنها فوریت دارد، شامل این مورد نمی‌شوند. حتی گاهی اوقات در بعضی از مشاغل افراد به صورت مستقیم با ایمیل سر و کار دارند. اما در حالت معمول چک کردن 3 مرتبه در روز ایمیل‌ها می‌تواند کافی باشد.

راهکار: ایمیل خود را حدود 2 ساعت بعد از رسیدن به محل کار، بعد از ناهار و حدود یک ساعت قبل از اینکه دفتر کار را ترک کنید، بررسی کنید. این چارچوب‌های زمانی به شما این فرصت را می‌دهد تا در جریان وظایف جدیدی قرار بگیرید که از طریق ایمیل‌ها بر عهده شما قرار می‌گیرند.

همچنین با این کار می‌توانید کم‌کم عادت باز کردن چندین باره ایمیل در طول روز را نیز کنار بگذارید.

2. دریافت تماس‌های تلفنی مکرر حواس شما را پرت می‌کند

عامل: زمانی که خودتان را ملزم می‌کنید به طور پیوسته به تمامی تلفن‌هایی که صورت می‌گیرد پاسخ دهید، بهره‌وری شما خود‌به‌خود کاهش خواهد یافت. تلفن شما به صورت مرتب زنگ می‌خورد و اگر شما محدودیت‌هایی برای آن در نظر نگیرید، صدای زنگ آن قطع نخواهد شد.

راهکار: یکی از تکنیک‌های مکالمه تلفنی این است که وقتی می‌خواهید به یک تماس تلفنی در محل کار خود پاسخ دهید، به صورت واضح از شخصِ آن طرف خط بخواهید که درخواست خود را مطرح کند. اما پاسخ‌دهی به سوال او را به زمانی که مشخص نموده‌اید موکول کنید و در آن زمان به درخواست او پاسخ دهید.

راه دیگر این است که یک پیام صوتی برای زمان‌هایی که پشت میز خود حاضر نیستید، تهیه کنید و در آن به متداول‌ترین سؤالات پاسخ دهید. در ادامه نیز از همکاران خود بخواهید که سوالات خود را در قالب ایمیل مطرح کنند.

بدین ترتیب شما در زمان‌های تعیین شده به آنها پاسخ می‌دهید. با گذر زمان شما به همکاران خود یاد می‌دهید به جای اینکه به صورت مرتب با شما تماس بگیرند، برای شما ایمیل ارسال کنند.

3. اولویت ندادن به کارها تمرکز شما را بر هم می زند

عامل: در کار گروهی به هیچ عنوان «من» وجود ندارد اما در برخی مواقع مجبور هستیم که وظیفه محول شده به خودمان را انجام دهیم. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که در یک موقعیت خاص وظیفه شما بسیار مهم بوده و باید کار خود را خیلی زود تحویل می‌دادید اما ناگهان یکی از همکاران از شما می‌خواهد که در کاری به او کمک کنید. حال شما چه کار می‌کنید؟
راهکار: در این حالت شما باید به همکار خود بگویید مجبور هستید که ابتدا کار خود را به اتمام برسانید و در ادامه می‌توانید به او کمک کنید. سپس به کار خود بپردازید و هر زمان که کار را با موفقیت تمام کردید، به سراغ او رفته و کمکی که از شما خواسته است را در اختیار او قرار دهید. بنابراین لازم است که برای خود ارزش قائل شوید.

4. صحبت کردن با همکاران تمرکز ذهنی شما را مختل می‌کند

عامل: خیلی از افراد عادت کرده‌اند که در محیط کار با یکدیگر صحبت کرده و تبادل اطلاعات کنند. اما هیچ کس به این موضوع دقت نمی‌کند که این کار تا چه اندازه می‌تواند باعث پایین آمدن میزان بهره‌وری شما شود.

راهکار: اگر اتاق شخصی دارید، در اتاق را ببندید. اگر هم ندارید، زمانی که همکار شما قصد صحبت کردن با شما را داشت، از او بخواهید این کار را به زمانی موکول کند که شما کار خود را به طور کامل به اتمام رسانده‌اید.

گاهی اوقات، برخی افراد این مورد را رعایت نمی‌کنند. در این صورت به سر کار خود برگردید و به آنها بگویید که واقعاً می‌خواهید تلاش بیشتری را روی وظایف محول شده داشته باشید.

مقاله پیشنهادی: چگونه به شکل موثر بر هدف خود متمرکز شویم؟

5. رعایت نکردن نظم در محیط کار تمرکز شما را بر هم می زند

عامل: یک محیط کاری منظم و سازماندهی شده می‌تواند تا حد زیادی به صرفه جویی در زمان کمک کند. مطالعات نشان داده است که یک فرد معمولی در هفته به طور متوسط  3 تا 4 ساعت از زمان خود را صرف جستجو کردن در میان کاغذها می‌کند.

این کار باعث ایجاد ایجاد استرس و ناامیدی فرد در محیط کار می‌شود و میزان تمرکز و قدرت فکر کردن خلاقانه را در او کاهش می‌دهد.

راهکار: به منظور بهینه‌سازی عملکرد خود در انجام وظایف روزانه، زمانی را گذاشته، پوشه‌ها و موارد مربوط به کار خود را مرتب نموده و روی آنها برچسب بزنید.

عنوان برچسب‌ها باید «کارهایی که باید انجام شوند!» و «کارهایی که باید بعداً پیگیری شوند!» باشد. این کار به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را در محیط کار افزایش دهید.

6. رعایت نکردن اصول اولویت بندی باعث حواس پرتی شما می‌شود

عامل: نداشتن اولویت بندی یکی از عوامل از بین برنده بهره‌وری در یک فرد می‌باشد. اگر شما ندانید که از کجا باید کار خود را آغاز کنید، چگونه می‌خواهید به نتیجه مطلوبی دست پیدا کنید؟ برای اینکه بتوانید بهره‌وری بالایی داشته باشید، باید از همان لحظه‌ای که کار خود را شروع می‌کنید، برنامه دقیقی داشته باشید.

راهکار: کاری که شما باید انجام دهید این است که برای هر روز خود برنامه‌ریزی داشته باشید. به این منظور، باید یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و از لحظه‌ای که وارد محیط کار می‌شوید شروع به انجام کارها مطابق با این لیست نمایید.

7. به تعویق انداختن کارها تمرکز شما را بر هم می زند

عامل: این اتفاق زمانی به وقوع می‌پیوندد که فردی کارها و وظایفی که بر عهده دارد را تا دقیقه آخر به تعویق بیاندازد. تنها به این دلیل که می‌خواهد کاری را انجام ندهد یا کارهایی را جایگزین می‌کند که از ارزش بالایی برخوردار نیستند.

راهکار: بهترین راه حل برای از سر راه برداشتن این مانع بزرگ این است که کارهای مهم را به چند کار کوچک‌تر تقسیم کنید تا انجام آنها برایتان راحت‌تر باشد.

8. نداشتن برنامه ریزی موثر برای جلسات بر هم زننده تمرکز است

عامل: ملاقات‌ها نقش بسیار مهمی در همه کسب و کارها ایفا می‌کنند اما در عین حال نقش پر رنگی هم در از بین بردن زمان شما دارد. به این خاطر که زمان زیادی صرف ملاقات و تعارف‌های اولیه و در نهایت بحث اصلی می‌شود و به این ترتیب بدون این که متوجه باشید، زمان زیادی از شما به هدر خواهد رفت.

راهکار: برای حل این مشکل باید نحوه برگزاری جلسات کاری را بدانید. از جمله این که اهداف واضح و مشخصی داشته باشید و دستور جلسه را آماده کنید. ملاقات را سر وقت شروع کنید و آن را در زمان تعیین شده نیز به اتمام برسانید.

در طول جلسه تنها روی موضوعات مربوط به همان جلسه تمرکز کنید تا بتوانید بهره بیشتری از زمان خود ببرید.

9. سر و صدا عامل از دست دادن تمرکز است

عامل: سر و صدای درون دفتر دلایل مختلفی دارد. اما می‌توان به جرأت گفت که عامل اصلی تولید سر و صدا در محیط کار، افراد حاضر در آن دفتر می‌باشد.

برای مثال زمانی که دو تن از کارمندان با یکدیگر حرف می‌زنند یا از طریق تلفن به فردی که آن سوی خط قرار گرفته است پاسخ می‌دهند، ناخودآگاه سر و صدای زیادی ایجاد می‌شود.

راهکار: بهترین کاری که در این خصوص می‌توان انجام داد این است که در اتاق خود را ببندید و کار خود را به بهترین نحو انجام دهید. اما اگر اتاقی نداشتید، با همکاران خود درباره این عادت صحبت کنید.

شما می‌توانید زمانی را برای این کار مشخص کنید و از آنها بخواهید تنها در آن زمان، با شما صحبت کنند. همچنین از آنها درخواست کنید اگر رفتار و عادتی دارید که باعث بر هم خوردن تمرکز آن‌ها می‌شود، به شما بگویند.

زمانی که این کار را انجام دادند شما این فرصت را پیدا می‌کنید که نظر خودتان درباره رفتارهای آنها را نیز بیان کنید. فقط دقت داشته باشید که نگرانی‌های خود را به شکل مناسب و با رفتار درست مطرح کنید.

10. استفاده از رسانه‌های اجتماعی باعث اختلال تمرکز می‌شود

عامل: همانطور که مطمئناً خود شما نیز می‌دانید افراد زمان زیادی از روز خود را با گشت و گذار در رسانه‌های اجتماعی سپری می‌کنند. شبکه‌های اجتماعی مثل اینستاگرام، واتس اپ، فیسبوک، توییتر و بسیاری دیگر از برنامه‌ها، میلیون‌ها کاربر دارند که تقریباً همگی آنها نیز فعال هستند.

راهکار: شما باید برای مقابله با این عادت بد، سعی کنید که از رسانه‌های اجتماعی تنها در زمان استراحت و ناهار استفاده کنید و به هیچ عنوان از زمان کار خود برای چک کردن این شبکه‌ها استفاده نکنید.

11. انجام هم زمان چند کار باعث حواس پرتی می‌شود

عامل: مطالعات نشان می‌دهد که انجام هم زمان چند کار، بهره‌وری و اثرگذاری شما را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. مغز ما نمی‌تواند چند کار را به صورت همزمان و دقیق انجام دهد. اما اگر از کاری به سراغ کاری دیگر برود و به نوعی فرآیند شروع و پایان را پیش ببرد، می‌تواند بسیار خوب عمل نماید.

راهکار: بهترین کار این است که اگر مدیریت چند کار همزمان را نمی‌دانید که البته طبیعی است، برای خودتان اولویت‌بندی داشته باشید و کارها را با توجه به فوریت و مهلت تعیین شده انجام دهید. به هیچ عنوان چند کار را با یکدیگر انجام ندهید و هر زمان که کاری به اتمام رسید به سراغ کار بعدی بروید.

12. خستگی و ملالت تمرکز شما را بر هم می زند

عامل: تحقیقات نشان می‌دهد که بسیاری از افراد در محیط کار خود به دلیل انجام کارهای تکراری و نداشتن فرصت برای پیشرفت کردن، دچار احساس خستگی و افسردگی می‌شوند و انگیزه خود را هم به کلی از دست می‌دهند. در نتیجه، تمرکز کافی برای انجام دادن کارهای تکراری قبل را هم ندارند.

راهکار: اگر می‌خواهید این مشکل را حل کنید، ابتدا سعی کنید عامل دلزدگی خود را پیدا کنید و به دنبال راه‌هایی برای افزایش انگیزه باشید.